موانع مدیریت زمان و راه حل های استفاده بهینه تر از زمان

در زندگی افراد موفق یک مشخصه مهم به چشم می خورد و آن استفاده مناسب از وقت است. براستی آیا تا بحال اندیشیده اید که باارزشترین سرمایه شما زمانی است که در اختیار دارید.

فرض کنید شخصی هر روز ۸۶۴۰۰ تومان به حسابتان واریز نماید و شما فقط در آن روز اجازه خرج کردن آنرا داشته باشید ، و اگر از این پول استفاده نکردید موجودی حساب خودبخود از بین برود و روز بعد مجددا  فقط  ۸۶۴۰۰  تومان در حسابتان باشد. وقت شما چنین وضعیتی دارد. در هر شبانه روز ۸۶۴۰۰ ثانیه در اختیار دارید که می توانید از آن به هر نحو دلخواه استفاده کنید. و در هر صورت آن روز تمام می شود و زمان قابل ذخیره سازی نیست. بنابرین اررزش این سرمایه بی نظیر را درک کرده و برای استفاده از آن برنامه ریزی کنید.

مدیریت زمان مهارتی است که توسط آن می توانید از وقت خود به بهترین نحو در راه رسیدن به هدفهای خود استفاده کنید. کتابهای بیشماری در این زمینه چاپ شده اند که به مفاهیم تیوری و عملی این موضوع می پردازند. به جای پرداختن به روشهای مدیریت زمان ، می خواهم در مورد رایج ترین مشکلاتی را که باعث عدم استفاده مفید از وقت می شود صحبت کنم. این نتایج را با سالها مشاهده و بررسی شرکتها ، بدست آورده ام که با خواندن آن شاید مشکل شرکت شما نیز کمتر شود.

اولین عامل که مانند سدی جلوی پیشرفت شرکتها را می گیرد ، تصورات اشتباه در مورد مدیریت زمان است. رایج ترین تصور اشتباه آن است که پرمشغله بودن نوعی استفاده مفید ازوقت است. حتی بسیار می شنوم که مدیران با افتخار می گویند که حتی برای صرف ناهار فرصت ندارند. اگر لیست کاهای روزانه شما خیلی بیشتر از زمان کاریتان است خوشحال نشوید بلکه بدانید که نیاز به مطالعه در زمینه مدیریت زمان دارید. تصور اشتباه رایج دیگر آن است که اگر چندین کار را بطور همزمان انجام دهیم بازدهی بیشتری داریم. این تصور اشتباه را آقای بیل گیتس با معرفی Multitasking  بوجود آورد. البته این روش برای کامپیوتر بسیار کارامد است ولی نه برای انسان. شما هم حتما افرادی را دیده اید که در هنگام نوشتن گزارش بر روی صفحه کامپیوتر ، با تلفن نیز قرار کاری می گذارند و هر چند ثانیه یکبار لقمه ای از ساندویچ را می بلعند. تحقیقات دانشمندان نشان داده است که در صورت عدم تمرکز ، کارایی مغز انسان به ۲۵% کاهش پیدا می کند. یعنی اگر تهیه یک گزارش کاری در صورت تمرکز کامل ۱۵ دقیقه وقت اشغال کند، در حالت انجام همزمان چندین کار، به یک ساعت وقت نیاز است.

عامل بازدارنده دیگر ، عدم تفویض اختیار به دیگران است. مدیران معمولا تصور می کنند هیچکس قادر نیست کارها را با سرعت و کیفیت خودشان انجام دهد. بنابرین سعی می کنند تا آنجا که ممکن است انجام کارها را بدست گیرند و خود را درگیرر موارد کم اهمیت می سازند. این طرزتفکر باعث توقف رشد مجموعه خواهد شد. تصور کنید اگر هنری فورد سعی می کرد تمامی اتومبیلها را خود مونتاژ کند ، آیا می توانست میلونها اتومبیل تولید کند!؟ تفویض اختیار مهارتی است که در صورت استفاده ، باعث رشد سریع شرکت می شود.

راز دیگری که باعث سبقت جستن از رقیبان می شود، صرف مقداری از وقت روزانه برای کارهای مهم و غیرفوری است. یکی از دوستانم از چند سال قبل در فکر راه اندازی یک وب سایت برای شرکت است، ولی هیچگاه زمان لازم را پیدا نمی کند! چون کارهای فوری تری برای انجام وجود دارند. یک مدیر موفق حداقل نیمی از زمان کاری خود را صرف برنامه ریزی و توسعه می کند. ولی اگر هرروزه درگیر کارهای روال و تکراری هستید، انتظار پیشرفت زیادی نداشته باشید.

تعلل ( به تعویق انداخنتن کارها ) ، بخشی جداناپذیر از سرشت آدمی است. مردان موفق با تمرین و تلاش این عادت را از خود دور کرده اند. مدیران عمل گرا بسیار سریع رشد می کنند زیرا سعی نمی کنند انجام کاری را به بهانه های مختلف به تعویق بیندازند بلکه همواره می کوشند بهانه هایی را بیابند تا کاری را عملی سازند. اگر کارمندانتان کارها را به تعویق میاندازند ، قبل از خرده گیری به آنها نحوه مدیریت خود را مورد بازنگری قرار دهید. شاید انگیزه لازم را برای آنها ایجاد نمی کنید و یا شاید توقعات شما برای کارمندان ، واضح ومشخص نیستند.
آخرین مشکل که حتما باید مورد توجه قرار گیرد ، نداشتن برنامه کاری روزانه و هفتگی برای خود و کارمندان است. بسیاری از مردم وقتی صبح از خواب بیدار می شوند و می خواهند به سر کار بروند، نمی دانند چه کاری باید انجام دهند و منتظرند تا وقایع و اتفاقات ، روز کاری را شکل دهد و این یک فاجعه است. کسی که برنامه روزانه خود را نداند انگیزه بسیار کمی برای رفتن به محل کار خواهد داشت. آیا می توانید تصور کنید یک تیم فوتبال بدون هیچ طرح قبلی وارد زمین بازی شود و ببیند چه پیش می آید؟ مطمین باشید که شکست خواهد خورد. بنابرین سعی کنید برای خود و تمامی کارکنان برنامه کاری داشته باشید

پس از یاد نبرید که باارزش ترین سرمایه تان یعنی وقت در حال از بین رفتن است. از این سرمایه برای رسیدن به موفقیت استفاده کنید.

تمرکز

یادگیری تمرکز یک عامل کاملا ضروری برای موفقیت است. منظور ما از تمرکز آن است که وقتی کاری را شروع می کنید، آنرا ادامه دهید تا به پایان برسانید. مثلا اگر گزارشی را می نویسید در حین کار از جای خود برنخیزید ، کار دیگری انجام ندهید ، به تلفن جواب ندهید و تمامی چیزهای دیگر را فراموش کنید. فرض کنید به شما اجازه بلند شدن از جایتان را نخواهند داد ، مگر آنکه کار خود را به اتمام برسانید.

بخش مهمی از تمرکز تمرکز ذهنی است ، سعی کنید فقط در مورد کاری که انجام می دهید فکر کنید ، در مقابل این تمایل که در مورد چیزهای دیگر فکر کنید بایستید. آمار نشان می دهد که اگر کاری با تمرکز انجام نشود معمولا ۴ برابر زمان بیشتری را اشغال می کند. بنابرین با تمرکز می توانید زمان انجام هر کار را به حداقل برسانید. قبل از شروع هر کاری تمامی ابزار لازم برای آنکار را فراهم کنید تا در حین کار مجبور به ترک صندلی خود نباشید.
یکی از رایج ترین اشتباهات در میان مدیران آن است که سعی می کنند چندین کار را بطور همزمان انجام دهند و این نه تنها سرعت انجام کارها را افزایش نمی دهد بلکه باعث بیشتر شدن زمان انجام کارها می شود. پس عادت کنید که کاری را بطور کامل انجام دهید و سپس بدنبال کار دیگری بروید. با رعایت همین نکته ساده و یکساعت کار با تمرکز کامل می توانید زندگی خود را متحول کرده و خیلی سریعتر پیشرفت کنید.

انجام کارهای مشابه با هم

اگر در طول روز کارهای مشابه و تکراری دارید، تمامی آنها را جمع کرده و سپس آنها را با هم انجام دهید. اگر باید چندین تماس تلفنی بگیرید، تمامی آنها را پشت سر هم انجام دهید. اگر باید چندین فاکتور صادر نمایید تمامی فاکتورها را بطور متوالی صادر کنید. با تکرار کاری مشابه سرعت شما بیشتر می شود ، بنابرین صدور ۵مین فاکتور زمان کمتری را اشغال خواهد کرد. برای انجام کارهای مشابه بطور همزمان شاید لازم باشد تغییراتی در روال کاری شرکت بدهید ، مثلا به مشتریان خود بگویید تمامی سفارشات فقط بین ساعات ۴-۳ بعدازظهر ارسال خواهد شد.

تمیز بودن محیط کار

آمار نشان می دهد که تمیز بودن محیط کار ، کارایی شخص را ۴۰-۲۰ درصد افزایش می دهد. سعی کنید این عادت را در خود بوجود آورید که هیچ چیز بی مصرفی بر روی میز کار باقی نماند و پس از استفاده آنرا به محل خود برگردانید. وضعیت میز کار شما خیلی زود بصورت عادت در خواهد آمد، یعنی اگر سعی کنید همیشه تمیز باشد ، پس از مدتی با ایجاد کمترین بی نظمی احساس ناراحتی خواهید کرد و میز را جمع خواهید کرد. و برعکس اگر میز کار شما مدتی شلوغ و بی نظم باشد به این وضعیت عادت خواهید کرد و شلوغی ، شما را ناراحت نخواهد کرد. پس سعی کنید به میز کار تمیز عادت کنید! هر مدیر بطور متوسط ۱۵۰ ساعت را در سال با جستجو بدنبال کاغذها و مدارک گم شده تلف می کند. پس اگر منظم باشید می توانید از این وقت باارزش خود برای کارهای مفیدتر مثل یادگیری استفاده کنید. بر روی تکه های کاغذ یادداشت نکنید و یک دفترچه برای چرکنویس تهیه کنید و تمامی نکاتی را که می خواهید یادداشت کنید ، در آن بنویسید.

بعضی از افراد می گویند میز کارشان نامرتب است و هرچیزی را هم که بخواهند براحتی پیدا می کنند. به این افراد باید بگوییم بهتر است حافظه خود را برای کارهای مفیدتر استفاده کنند.

یافتن قطعات بزرگ زمان

منظور ما از قطعات بزرگ زمان ، ۶۰-۱۲۰ دقیقه زمان است که در بین آن هیچ وقفه و توقفی نباشد. یافتن قطعات بزرگ زمان در محل کار بسیار مشکل است زیرا دربین کار تماسهای تلفنی و همکاران باعث می شوند نتوانید یک قطعه بزرگ زمانی داشته باشید. این قطعات بزرگ زمان معمولا صبحهای زود و شب دیر وقت در اختیار ماست. کار کردن در قطعات بزرگ زمان می تواند بازده شما را افزایش دهد. ۳ ساعت کار پیوسته در صبح ، می تواند بیشتر از کل روز کاری مفید باشد. افراد موفق همیشه بدنبال تکه های بزرگ زمان بوده اند تا کارهای خود را در آن اوقات انجام دهند. قطعات بزرگ زمان مانند آجرهایی هستند که ساختمان موفقیت را بنا می کنند. با آجرهای بزرگتر خیلی سریعتر می توانید یک دیوار بسازید ، ولی با تکه های ریز آجر ساختن همین دیار بسیار مشکل تر است. بنابرین در طول روز بدنبال زمانی باشید که در طی آن بتوانید ۲-۱ ساعت بطور پیوسته کار کنید.

ساده سازی کارهای تکراری

تا حدود ۱۰ سال پیش ۱۵درصد مردم در روستاها زندگی می کردند و مایحتاج ۸۵درصد دیگر را تامین می کردند. امروزه کمتر از ۳درصد مردم در روستاها زندگی می کنند و همین ۳ درصد مایحتاج ۹۷ درصد را تهیه می کنند، چون راههایی یافته اند تا همان تولیدات را در زمان کمتر و با کارگر و هزینه کمتر انجام دهند. برای کارهای تکراری همواره بدنبال راههایی باشید تا کار را سریعتر، آسانتر، ارزانتر و بهتر انجام دهید. و سعی کنید اشتباهات در کار را کمتر کنید. مثلا شرکتی باید روزانه چندین نامه را برای مشتریان خود بفرستد و هر بار آدرس خود را بر روی پاکت چاپ می کند. این شرکت می تواند با چاپ برچسبهای آدرس و چسباندن آن بر روی پاکت کار خود را آسانتر سازد. یا اگر مشتریان با هر بار سفارس باید آدرس خود را بگویند تا بر روی سفارش نوشته شود ، می توان سیستم اشتراک راه اندازی کرد تا با گفتن یک شماره مشخصات مشتری چاپ شود. همیشه بدنبال ساده سازی کارهای تکراری باشید.

اختصاص وقت برای آموزش روزانه

اگر می خواهید در کار خود پیشتاز باشید ، از رقیبان خود بهتر باشید و درآمد خود را افزایش دهید ، همواره باید در حال یادگیری باشید. بطور متوسط در هر ۶ سال اطلاعات در هر زمینه ای دو برابر می شود. و بنابرین باید در زمینه کاری خودتان اطلاعات جدیدتری کسب کنید و همین اطلاعات می تواند باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما گردد.
قانون کلی این است که ۱ ساعت در روز را به یادگیری اختصاص دهید. در آن یکساعت می توانید به خواندن مجلات و نشریات در زمینه کاری خودتان بپردازید یا کتابهایی را برای پیشرفت تخصصی و شخصی بخوانید. اگر مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید ، حتما به مطالعه در مورد مدیریت بپردازید. اگر با مشتری سر و کار دارید به یادگیری مهارتهای فروش بپردازید. همیشه در حال پیشرفت باشید و مطمین باشید این پیشرفت در کار و زندگی شخصی نمایان خواهد شد.
اگر رانندگی می کنید، به کتابهای صوتی و دوره های آموزشی گوش کنید. برای تهیه این نوع دوره ها می توانید به سایت مدیرسبز مراجعه کنید. شما در یکسال بطور متوسط ۳۰۰ ساعت در اتومبیل هستید و می توانید اتومبیل خود را به دانشگاه تبدیل کنید اگر همیشه دوره های آموزشی به همراه داشته باشید. اگر با وسایل نقلیه عمومی سفر می کنید ، با تهیه یک ام.پی.تری پلیر می توانید به یادگیری بپردازید.

منبع: مدیرسبز، آموزش بازاریابی و مدیریت

شما در بورس، علاوه بر خرید و فروش سهام:

• می‌توانید در دارایی‌هایی مانند طلا و مسکن سرمایه‌گذاری کنید
• در صندوق‌های سرمایه گذاری بدون ریسک، سود ثابت بگیرید

برای شروع سرمایه‌گذاری، افتتاح حساب رایگان را در یکی از کارگزاری‌ها انجام دهید:

نام شرکت	ویژگی‌ها	امتیاز	لینک ثبت‌نام
کارگزاری آگاه	باشگاه مشتریان با جایزه نرم‌افزار معاملاتی پیشرفته دریافت اعتبار معاملاتی خرید آنلاین صندوق‌ سرمایه‌گذاری ثبت‌نام آنلاین برای کد بورسی

برای سرمایه‌گذاری و معامله موفق، نیاز به آموزش دارید. خدمات آموزشی زیر از طریق کارگزاری آگاه ارائه می‌شود:

نام خدمات	ویژگی‌ها	لینک ثبت‌نام
دوره‌های آموزش تحلیل تکنیکال	دوره‌های حضوری + غیرحضوری شناخته‌شده‌ترین اساتید در سطح مقدماتی، متوسط و پیشرفته ارائه مدرک معتبر گذراندن دوره