همانطور که می‌دانید در اغلب شرکت‌ها و موسسات برای پرداخت‌های خرد و تامین مخارج روزمره شرکت از حساب تنخواه استفاده می‌شود.
تنخواه‌گردانی به دلیل در ارتباط بودن با بحث دریافت و پرداخت وجه به‌صورت مستقیم، یکی از وظایف مهم و حساس حسابداری است.
از همه مهمتر مخارجی که از تنخواه برای آنها استفاده می‌شود اغلب مبالغ خرد ولی در تعداد زیاد است که همین می‌تواند حسابرس را با چالش‌هایی موجه سازد.
عناوین مطلب:
چنانچه هرگونه اشتباه عمدی یا سهوی در آن می‌تواند موجب از بین رفتن درصدی از منابع مالی شرکت یا سازمان شود.
در اینجا می‌خواهیم درباره چالش‌هایی که در بحث تنخواه‌گردانی ممکن است وجود داشته باشد صحبت کنیم.
عدم کنترل دقیق
تنخواه یک شرکت یکی از حساب‌هایی است که حسابرسی آن به نظر ساده است و گاه ممکن است حسابرسان مالی به کنترل هزینه‌های آن به‌صورت دقیق نپردازند؛ اما با توجه به وجود تراکنش‌های خرد با حجم زیاد در این بخش اگر در آن کنترلی صورت نگیرد می‌تواند محل مناسبی برای تقلب باشد.
از این رو مهم‌ترین چالش پیش روی حسابداران در بحث تنخواه، کنترل اسناد مربوط به تنخواه‌گردانی است. به این صورت که هیچ‌یک از پرداخت‌هایی که از محل تنخواه صورت می‌گیرد نباید فاقد فاکتور خرید و سند باشد.
برای مثال کوچک‌ترین هزینه‌هایی که صرف خود شرکت می‌شود و از طریق تنخواه پرداخت می‌شود، حتی اگر یک خرید ساده برای صبحانه کارکنان باشد، باید دارای سند باشد تا در پایان سال که قرار است حساب تنخواه صفر شود و کلیه مخارج محاسبه گردد مشکلی ایجاد نشود.
در واقع یک حسابدار حرفه‌ای کلیه رویدادها از جمله پرداخت‌ها، صدور چک، تسویه‌حساب‌ها و … را به همراه تأییدیه‌های لازم از سوی مدیران مجموعه و افراد صاحب امضا دریافت می‌کند. وی این مدارک را بایگانی و نگهداری می‌کند تا در مواقع لزوم همه‌چیز به‌صورت شفاف و با سند و مدرک قابل ارائه باشد.
همچنین ثبت به‌موقع اسناد می‌تواند در جلوگیری از خطاهای احتمالی نقش داشته باشد.
بارها پیش‌آمده که خریدی برای شرکت از محل تنخواه انجام‌شده است؛ اما به دلیل به‌روز نبودن بخش مالی، حسابدار هنگام ثبت آن با مشکل مواجه شده و به دلیل عدم حضور ذهن، باید زمان بیشتری را صرف یادآوری و یافتن سند مربوطه کند.
عدم دریافت فاکتورهای رسمی
یکی از مواردی که متأسفانه امروزه زیاد به چشم می‌خورد سندسازی است.
کنترل دقیق فاکتورهای موجود و توجه به مهر و امضا از اهمیت بسیاری برخوردار است. تنها وجود یک فاکتور برای یک خرید کافی نیست و مسئول خرید باید تا حد امکان فروشنده را ملزم به ارائه فاکتور رسمی کند. در این صورت اطمینان حاصل می‌شود که در این میان تقلبی صورت نگرفته است.
متأسفانه بارها این مسئله به چشم‌خورده که یک مسئول خرید با ارائه فاکتور تقلبی با مبلغی غیر واقعی و به‌تبع بالاتر از مبلغ اصلی خرید، ما به التفاوت آن را به شرکت ارائه نداده است. البته این کار کاملاً مغایر با اخلاقیات انسانی است و تا حد امکان باید از افرادی در این کار استفاده کرد که امانت‌دار و بااخلاق باشند.
عدم وجود حسابرس داخلی
یکی از چالش‌هایی که در بحث تنخواه وجود دارد این است که حسابداران یک مجموعه به دلیل اهمیت موضوعات دیگر حسابداری، کمتر به موضوع تنخواه‌گردانی اهمیت می‌دهند و شاید آن را مسئله‌ای پیش‌پاافتاده می‌دانند. تعیین اولویت یکی از موارد مهم در بحث حسابداری است که اصولا تنخواه در اولویت ها قرار نمی گیرد.
برای مثال از نظر یک حسابدار، ثبت و بایگانی یک رسید بانکی چند صدمیلیونی از اولویت بیشتری برخوردار است تا ثبت یک هزینه تنخواه چند صدهزارتومانی!
همین امر گاهی موجب به تعویق افتادن ثبت هزینه‌های تنخواه می‌شود که با موارد ذکرشده در بالا در تناقض است.
در اینجا نقش حسابرس داخلی پررنگ‌تر می‌شود که می‌توان از او برای کنترل امور مربوط به تنخواه استفاده کرد.
گاهی نیز شرکت‌ها به دلیل صرف جویی در هزینه‌های مربوطه استفاده از حسابرس داخلی را مناسب نمی‌دانند؛ غافل از آن‌که عدم وجود چنین نیرویی که بتواند بر امور مالی داخلی ازجمله تنخواه‌گردانی کنترل داشته باشد در درازمدت چه ضربه‌ای می‌تواند به منابع مالی مجموعه وارد کند.
هزینه‌های غیرضروری و ناصحیح
از دیگر چالش‌های موجود هزینه‌های نابه‌جایی است که از محل تنخواه انجام می‌شود.
گاهی ممکن است هزینه‌هایی از محل تنخواه انجام شود که باید از منبع دیگری تأمین شود و استفاده از تنخواه در آن اشتباه است. همچنین پرداخت‌هایی انجام شود که بدون اطلاع مدیریت یا واحدهای مربوطه بوده که همین نیز حسابدار را با چالش روبه‌رو خواهد کرد.
برای مثال هزینه‌هایی که صرف رفت و آمد، نهار و لوازم مورد نیاز پرسنل بدون اطلاع مدیریت می‌شود در این دسته قرار می‌گیرد. البته یک حسابدار با درایت می‌تواند به‌راحتی این چالش را از میان بردارد.
در این بخش ارائه گزارشات دقیق و بدون ابهام به مدیران می‌تواند هزینه‌های ناشی از خریدهای غیرضروری احتمالی در آینده را به حد زیادی کاهش دهد.
نتیجه‌گیری
در درجه اول استفاده از افرادی امین و قابل‌اعتماد برای تنخواه‌گردانی و همچنین حسابرسی حائز اهمیت است و می‌تواند به‌صورت قابل‌توجهی امکان بروز خطا در سیستم را به حداقل و گاها به صفر برساند.
در قدم بعدی برای جلوگیری از تقلب و همچنین کنترل دقیق بر هزینه‌های موجود در یک سازمان، تنخواه‌گردان موظف است کلیه مدارک، اسناد و فاکتورهای موجود را تحویل بخش مالی دهد.
همچنین حسابدار نیز باید تمامی هزینه‌های صورت گرفته از تنخواه را ثبت نماید و از ثبت هرگونه هزینه بدون داشتن سند اجتناب کند. همچنین تأییدیه‌های لازم از بخش مدیریت واحدهای مربوطه نیز باید در بخش ثبت صورت گیرد.
“ثبت به‌موقع اسناد نیز می‌تواند از بروز اشتباهات احتمالی جلوگیری کند.”
وجود یک حسابرس داخلی در یک مجموعه می‌تواند کمک شایانی به بحث تنخواه‌گردانی کند؛ چراکه وظایف حسابداری یک وظیفه سنگین با اولویت‌های مختلف است و قرار دادن کلیه امور حسابداری تنها بر عهده یک نفر شایسته نیست.
حسابرس داخلی می‌تواند با بررسی همه موارد و شناسایی بخش‌هایی که ممکن است در آن تقلب صورت گیرد، به سیستم مالی کمک کند. اکثر شرکت‌های بزرگ حضور حسابرس داخلی را درک کرده و به آن بها می‌دهند.
در این بین، تفکیک درست وظایف نیز یکی از بهترین راه‌های کنترل و کاهش خطا و تقلب در مجموعه مالی محسوب می‌شود.
شما در بورس، علاوه بر خرید و فروش سهام:
- می‌توانید در دارایی‌هایی مانند طلا و مسکن سرمایه‌گذاری کنید
- در صندوق‌های سرمایه گذاری بدون ریسک، سود ثابت بگیرید
برای شروع سرمایه‌گذاری، افتتاح حساب رایگان را در یکی از کارگزاری‌ها انجام دهید:
برای سرمایه‌گذاری و معامله موفق، نیاز به آموزش دارید. خدمات آموزشی زیر از طریق کارگزاری آگاه ارائه می‌شود:
عرض سلام و خسته نباشید خدمت مدیر محترم سایت همه مطالب در مورد حسابداری رو مطالعه کردم و خیلی مفید واقع شد امیدوارم مطالب جدیدی به سایت اضافه کنین ممنونم بابت همه تلاشهاتون
سلام. خوشحالیم که استفاده کردید.
مطالب حسابداری حتما.