بهترین روش برای مدیریت مخارج کسب و کار در 6 قدم

روش ثبت و پیگیری هزینه های کسب و کار

از این نکات برای مدیریت بهتر هزینه‌هایتان در طول سال استفاده کنید.

آیا در انتهای سال ساعت‌ها و روزها زمان صرف می‌کنید تا تمام صورت‌حساب‌ها، فاکتور هزینه‌ها و مخارج را جمع‌آوری کنید؟ اگر اینطور است اکنون زمان ان رسیده تا در سازمان‌دهی کارها بهتر شوید و سیستمی برای ردگیری و ثبت هزینه‌های کسب و کارتان به وجود آورید.

مدیریت مالی یک کسب و کار معمولا یکی از بخش‌هایی نیست که صاحبان کسب و کارهای کوچک به آن علاقه‌ای داشته باشند.

درک کافی از جریان پول نقد، قوانین مالیاتی و دانستن اینکه هرسال چقدر هزینه می‌کنید همگی مواردی مهم هستند.

شاید فکر کنید پیگیری این چیزها سخت است ولی با داشتن دانش، به توانایی انجام کار به شکل ساده‌تر نیز دست خواهید یافت.

در ادامه روش‌هایی برای داشتن یک سیستم بهتر برای ردگیری هزینه‌ها که باعث می‌شود بعدا مشکلات کمتری داشته باشید ارائه می‌کنیم.

مطلب مرتبط: چگونه هزینه‌ها را در کسب و کار کاهش دهیم؟

یک حساب بانکی مخصوص کسب و کار داشته باشید

اگر مالک کسب و کار فقط خودتان هستید، شاید هنوز حساب و کتاب کسب و کارتان را با مسائل مالی شخصی جدا نکرده‌اید.

اگر اینطور است، بهتر است هرچه زودتر دست به کار شوید و همه درآمدی که از کسب و کار بدست می‌آورید را وارد حساب دیگری کنید. یک کارت بانکی مخصوص برای آن حساب دریافت کنید تا همه خریدهای مرتبط با کسب و کار را با آن انجام دهید.

می‌توانید در صورت لزوم، پول‌ را از حسابی به حساب دیگر منتقل کنید اما باید همیشه بین حساب بانکی مربوط به کسب و کار و حساب بانکی شخصی تفاوت قائل شوید.

به این ترتیب می‌توانید به راحتی مخارج کسب و کار را از مخارج شخصی جدا کنید. علاوه بر این، ایجاد یک حساب برای کسب و کار، در آینده کمک می‌کند بتوانید از اعتباری که حساب شما ایجاد کرده برای وام گرفتن بهره بگیرید.

بنابراین داشتن یک کارت بانکی مخصوص کسب و کار، به پیگیری و ثبت سوابق هزینه‌ها کمک بسیاری می‌کند.

رسیدهای پرداخت را مرتب کنید

وقتی برای هزینه‌های کسب و کار، فاکتوری را پرداخت می‌کنید آنها را در دسته‌بندی ماهیانه مرتب کنید یا اینکه اگر رسیدها بصورت دیجیتال هستند آنها را در یک فولدر نگهداری کنید.

حتی اگر رسیدها بصورت فیزیکی هستند می‌توانید تصویری از آنها بگیرید و همه را در کامپیوتر سازماندهی کنید.

با ذخیره کردن رسیدها به راحتی می‌توانید مخارج ماهیانه و سالیانه خود را به سادگی پیگیری کنید.

از ثبت دقیق مخارج مسافرت‌ها غافل نشوید

هزینه مسافرت، فقط هزینه هتل و هزینه پرواز نیست. بخش بااهمیت در مدیریت هزینه‌ها این است که کوچکترین مخارج را با جزییات درج کنید، مخصوصا هزینه‌هایی که در سفرهای کاری انجام می‌شود.

  • ناهاری که بیرون از محل کار همراه با یک مشتری میل کردید؟ یک هزینه برای کسب و کار است.
  • ماشینی که گرفتید تا به مقصد برسید؟ این هم یک هزینه برای کسب و کار است.

مخارج را در زمان وقوع ثبت کنید

از ابزارهایی مانند Google calendar برای تنظیم اطلاع‌رسانی‌ مخارج استفاده کنید. مخصوصا مخارج منظمی که در بازه‌های زمانی مشخص پرداخت می‌کنید (مانند هزینه هاست و دامنه سایت، هزینه اجازه مکان و…).

می‌توانید از این نوتیفیکیشن‌ها برای اطلاع یافتن از مخارج در آینده نزدیک بهره بگیرید. اگر بخواهید کل مخارج را یکجا داشته باشید فقط کافیست از Google calendar پرینت بگیرید، به این ترتیب به سادگی هم مخارج انجام شده و هم تاریخ و جزییات آنها را خواهید داشت!

بسیاری از تقویم‌های آنلاین از جمله Google Calendar با گوشی شما می‌توانند Sync شوند و حتی زمانی که بیرون هستید، می‌توانید از موبایل خود برای درج رویدادها استفاده کنید.

بنابراین Google Calendar می‌توانید یک ابزار بسیار کاربردی و ساده برای ثبت هزینه‌ها باشد.

از نرم‌افزارها برای ردگیری و تحلیل مخارج و کسب و کار استفاده کنید

مزیت نرم‌افزارهای حسابداری نسبت به ابزارهای ساده‌تری مثل Google Calendar این است که در بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری، می‌توان تحلیل‌ها و نمودارهایی را نیز مشاهده کرد.

بسیاری از نرم‌افزارهای حسابداری، گزینه‌هایی برای دسته‌بندی مخارج فراهم کرده‌اند و به سادگی با یک نگاه می‌توانید مخارج هر دسته را ببینید.

نرم‌افزارهای حسابداری را می‌توان همچنین برای ایجاد صورت سود و زیان استفاده کرد، به این ترتیب به سادگی می‌توانید در مورد سلامت مالی کسب و کارتان آگاهی یابید.

اغلب نرم‌افزارهای حسابداری که روی گوشی موبایل نصب می‌شوند، قابلیت خواندن پیامک‌های بانکی را دارا هستند، به این ترتیب ثبت هزینه‌ها و درآمدها بسیار ساده‌تر می‌شود.

یک حسابدار استخدام کنید

اگر کسب و کارتان در حال رشد است و نیاز به کمک کسی دارید تا به حساب‌هایتان رسیدگی کند، می‌توانید یک حسابدار استخدام کنید.

برخی از حسابداران حتی بصورت ساعتی کار می‌کنند و نیازی به استخدام دائمی حسابدار نیست.

برای یک کسب و کار کوچک، شاید چندساعت وقت در ماه برای مرتب‌سازی رسیدها، صورت‌حساب‌ها و تهیه حساب سود و زیان کافی باشد.

چه کسی بهتر از یک حسابدار می‌تواند سوابق را ثبت و نگهداری کند؟

سخن آخر

درست است که ثبت هزینه‌ها و تراکنش‌های مالی گاهی زمان زیادی می‌خواهد اما کسب و کارهای کوچک باید به اینکار اهمیت دارند. انجام اینکار به شکل صحیح، جلوی شکل‌گیری مشکلات در طولانی مدت را می‌‌گیرد.

با ثبت صحیح مخارج و هزینه‌ها، در انتهای سال راحت و آسوده خواهید بود از اینکه تراکنش‌های مالی کسب و کار‌تان به خوبی سازماندهی شده و دید دقیق و درستی از وضعیت مالی در اختیار دارید.

قصد شروع سرمایه‌گذاری در بورس را دارید؟ اولین قدم این است که افتتاح حساب رایگان را در یکی از کارگزاری‌ها انجام دهید:

اموزش بورس

نظرتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

می‌توانید بدون درج نظر نیز از نظرات مطلع شوید، برای اینکار اینجا کلیک کنید.

.

.


نکات مهم

  • پاسخ‌هایی که به دیدگاه‌ کاربران گرامی داده می‌شود صرفا نظر شخصی نویسنده دیدگاه است و مسئولیت استفاده از این اطلاعات بر عهده کاربران خواهد بود.
  • دیدگاه‌هایی که دارای متن‌های تبلیغاتی، مشخصات شخصی و مطالب غیرمرتبط هستند پذیرفته نمی‌شوند.
  • لطفا سوال‌تان را واضح و شفاف بپرسید (خود را جای دیگران قرار دهید).
  • سوالات مبهم و تکراری (قبلا در نظرات جواب داده شده) پاسخی دریافت نمی‌کنند.

مطالب مرتبط

اصول ارتباط موثر با کارکنان (برای بهره‌وری بیشتر)

شما مدیر باشید، با سرمایه‌های انسانی خود چه می‌‌‌کنید؟ فرض کنید همین الان به شما مسئولیت اداره یک شرکت یا کارگاه یا کارخانه تولیدی داده شود. در این صورت، چه…
بیشتر بخوانید

مشتری شما کیست؟ چگونه بخش‌بندی بازار را انجام دهید؟

به گفته بیل اولت در کتاب «21 گام برای راه اندازی یک کسب و کار موفق»، اولین کاری که شما برای راه‌اندازی کسب و کار یا در واقع پیاده‌سازی ایده‌تان…
بیشتر بخوانید

15 گام برای کارآفرینی و ایجاد کسب و کارهای کوچک

کارآفرینی و ایجاد یک کسب و کار تازه، یکی از ارزشمندترین و تاثیرگذارترین کارهایی است که می‌توانیم در طول زندگی خود انجام دهیم. راه انداختن یک کسب و کار جدید…
بیشتر بخوانید

برای موفقیت در شروع کارآفرینی به چه نکاتی توجه کنیم؟

کارآفرین شخصی است که یک نیاز را شناسایی کرده و یک ایده نوآورانه برای کسب و کار ارائه می‌دهد تا آن نیاز را رفع کند. کارآفرینان ریسک پیاده‌سازی ایده خود…
بیشتر بخوانید

انواع کارآفرینی را بشناسید (40 نوع کارآفرینی وجود دارد!)

اغلب به کسی که یک کسب و کار آغاز کرده است، کارآفرین خطاب می‌شود. کارآفرین فردی است که با صرف زمان و انرژی لازم، منابع، نیروی کار، مواد اولیه و…
بیشتر بخوانید