مدیریت ذره‌بینی چیست؟ با این 5 نکته مدیریت ذره‌بینی را کنار بگذارید

کنترل مقوله‌ای است که در مدیریت از اهمیت زیادی برخوردار است. اهمیت کنترل در مدیریت تا بدانجاست که برخی از صاحبنظران در نگاهی افراطی مدیریت را مترادف کنترل تعریف نموده اند.از این رو شیوه ها و روشهای کنترل ونظرات مترتب بر آن همیشه بعنوان عاملی مهم در دسته بندی های رهبری و مدیریت نقش دارد. در این راستا مدیریت ذره بینی (Micro management)، نمونه ای از ضعف مدیریتی است که مبین کنترل بیش از اندازه و غیر ضروری کارکنان توسط مدیریت و توجه شدید مدیر به جزئیات کاری است. به گزارش بورسینس مدیران ریز بین به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، کلیات را فدای جزئیات می‌کنند، احترام و اعتماد زیر دستان را نیز از دست می دهند.

مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره بینی را توجه شدید به جزئیات و مسائل ریز و کنترل دقیق افراد تعریف می کنند. میکرو مدیران، مدیرانی هستند که به کارکنان خود بسیار نزدیکند. آنها دائما بر کار افراد خود نظارت کرده و یکریز خواه، مثبت یا منفی در رابطه با عملکرد کارکنان اظهار نظر می‌کنند. مدیریت ذره بینی در واقع یک وسواس ناخواسته و یک اختلال رفتاری درست شبیه سایر اختلالات رفتاری اعتیاد آور است. وسواس مدیران ریز بین، شامل حال همه کارکنان چه کارکنان توانمند و چه کارکنان با عملکرد نا مناسب می‌شود‌‌‌‍‍. در حیطه کاری مدیران میکرو، هیچ کاری تفویض نمی شود ، نظرات کارکنان نادیده گرفته می شود و صدای آنها شنیده نمی‌شود.

احساس عدم اطمینان و شک و تردید مدیر نسبت به دیگران، کنترل شدید پرسنل را باعث می شود و همین امر موجب تکرار دوباره کارها، اتلاف وقت و انرژی و تحمیل هزینه های اضافی بر سازمان می‌‌شود. برخی از مدیران میکرو، معتقدند برای انجام درست کارها باید شخصاً اقدام کنند. آنها خود را بهترین تصمیم گیرندگان می‌دانند، تمام کارها و وظایف را در دست می‌گیرند و اجازه نمی دهند که تصمیم گیری به زیر دستان توانا تفویض شود. اینگونه افراد اصطلاحاً خود را ” همه فن حریف” می پندارند. برخی دیگر از مدیران ذره بین نیز کسانی هستند که کارکنان را ابزار تحقق اهداف می دانند. تا زمانی که کارکنان انتظارات آنها را برآورده سازند، این مدیران مشکلی ندارند اما چنانچه کاری اشتباه انجام گیرد، آنها مستبد و زورگو می شود و رفتار های وسواس گونه خود را نشان می دهند.

نشانه‌های مدیران ذره بین

از طریق برخی نشانه ها میتوان مدیران ذره بین را تشخیص داد. عمده این نشانه ها به شرح زیر است:* زمان زیادی را صرف می کنند تا به کارکنان آموزش دهند دقیقاً چه کاری باید انجام شود.* زمانی زیادی را صرف بازبینی پروژه ها و کارهای انجام شده می کنند.* از اینکه فردی بدون مشورت با آنها تصمیمی بگیرد یا کاری انجام دهد عصبانی می شوند.*به جای تاکید بر سیاستها و خط مشی ها، زمان زیادی را صرف جزئیات و مسائل کوچک می کنند.* ترجیح می دهند به جای تفویض اختیار، خود مستقیماًکارکنان را هدایت کنند.* بر گزارش کاری بیش از اندازه تاکید می کنند.* کارکنانی را که شبیه خودشان هستند ارتقا می دهند.اگر مدیری حداقل یکی از نشانه های بالا را داشته باشد، احتمالاً به سندرم میکرو مدیریت مبتلا است.

دلایل روی آوردن به مدیریت ذره بینی

دلایل بسیاری وجود دارد که باعث می‌شود افراد، مدیریت ذره بینی را انتخاب کنند. مهمترین این دلایل عبارتند از:

۱- نقشها و مسئولیتهای افراد نامشخص است. زمانی که یک مدیر دامنه اختیارات و مسئولیتهایش نا مشخص است، خودش تشخیص می دهد که بهترین کار و شیوه چیست؟بنابراین به کنترل بیشتر و دقیق تر روی می آورد. همچنین ابهام در سیاستها و خط مشی‌های تعیین نقش و وظایف کارکنان به مدیر جرات می دهد، در حوزه مسئولیت آنها وارد شده و بیش از اندازه امر و نهی کند.

۲- مدیریت ذره بینی پاسخی به بحران است. در زمان بحران، بسیاری از مدیران ترجیح می‌دهند که کنترل شدیدتری بر اوضاع سازمان داشته باشند. در نتیجه طبیعی است که دقت نظر و حساسیت آنها بیشتر می‌شود .

۳- اکثریت مدیران ذره بینی می‌ترسند: ترس از شکست، ترس روی دادن حوادث ناگوار، ترس از انجام اشتباهات، ترس از بروز بحران، ترس از بی نظمی و اغتشاش، ترس از دست دادن موقعیت کاری واختیارات و … هر چند ترس یک رفتار غریزی است اما کنترل شدیدتر و بازبینی مجدد کارها، راهی برای غلبه بر آن تلقی می شود.یکی از نگرانیهای اساسی مدیران ترس از عدم وجود اطلاعات به موقع و بهنگام است. بنابراین کارکنان باید نیازهای اطلاعاتی مدیران را شناسایی و قبل از درخواست آنها، اطلاعات مهم و ضروری مورد نیاز را در اختیارشان قرار دهند.

راه‌های کاهش ترس در مدیران ذره بین

در بسیاری از مواقع ترس مدیران ذره بین با عصبانیت و خشم آنها بروز می کند که خود نتایج مخربی را به دنبال خواهد داشت. برای کاهش ترس، به مدیران میکرو توصیه می‌شود:

۱- دلایل ترس را شناسایی، پیگیری و ترس خود را کاملا بیان کنند.

۲- دستور العملهایی برای کنترل و کاهش دلایل ترس ارائه نمایند.

۳- فردی را مسئول پیگیری سیاست ها و دستورالعملها کرده و از کارکنان خود بخواهند برنامه هایی کوتاه مدت برای بهبود اوضاع ارائه کنند.

۴- معیارها و شاخصهایی را برای کنترل و ارزیابی کارهای انجام شده مشخص کرده و در کنار کارکنان پیگیر بهبود شرایط باشند.

نتایج مدیریت ذره بینی

مدیریت ذره بینی ریشه در عدم اعتماد به دیگران داشته ومخرب کارتیمی و مانع رشد و پیشرفت و در برخی مواقع منجر به شکست سازمان می شود. در زیر به برخی اثرات و نتایج چنین شیوه ای اشاره می شود:

* ارتباطات ضعیف: رفتار وسواس گونه چنین مدیرانی، مانع ارتباطات اصولی و صحیح بین مدیر و کارمند می شود.

* گوشه گیری و کاهش روحیه کار تیمی: مدیران ذره بین، کارکنان را گوشه گیر و منزوی می کنند. وبدین ترتیب روحیه همکاری و کار تیمی بین افراد از بین می رود.

* کار شکنی کارکنان: افراد تا حدی توانایی تحمل امر و نهی و اظهار نظر بی مورد را دارند. در بسیاری از مواقع کارکنان به دنبال راه حلی برای تخلیه احساسات منفی خود می گردند و کار شکنی از جمله این روشهاست.

* پنهان کاری: ترس از توبیخ و شماتت باعث می شود کارکنان برخی مسائل را از دید چنین مدیرانی پنهان کنند.

* کاهش انگیزه و بهره وری: مدیریت ذره‌بینی باعث می شود که کارکنان انگیزه خود را از دست داده و بهره‌وری آنها کاهش می یابد.

* افزایش تنش و استرس و حوادث ناشی از کار: مدیریت ذره بینی باعث می شود کارکنان دائم نگران و دلواپس بروز اشتباه باشند. همین مساله موجب می شود به طور کامل بر شیوه انجام کار تمرکز نکنند و احتمال خطا و اشتباهشان بیشتر شود.

*افزایش جابجایی کارکنان و کاهش رشد سازمانی: توجه به جزئیات اگر چه بسیار خوب است اما افراط بیش از اندازه سبب ناراحتی کارکنان و تمایل آنها برای جابجایی شغلی می شود.

* اتلاف وقت و منابع سازمانی: تکرار مجدد یا اصرار مدیر بر انجام کارها توسط شخص وی منجر به اتلاف وقت و منابع و صرف هزینه های بالا می شود.

راه حل مقابله با مدیران ذره بین

نسخه واحد و راه حل از پیش تعیین شده ای برای مقابله با مدیران میکرو وجود ندارد. برای کاهش کنترل چنین افرادی باید اعتماد آنها را جلب کرد، ترسشان را از بین برد و روحیه کار تیمی را تقویت نمود. علاوه بر این هدف گذاری صحیح و مشخص کردن حیطه وظایف و مسئولیتهای افراد و جلوگیری از ابهام نقش نیز موثر است. البته توجه به جزئیات و ریزبینی مدیر- تا اندازه معقول- نشان از توجه و علاقه مندی وی به کار و کارکنانش دارد. بنابر این نباید به اشتباه تصور کرد انتقاد از مدیریت میکرو، دلیلی بر تاکید مدیریت ماکرو است. این دو شیوه در دو طرف یک طیف قرار می گیرند و در حالت افراطی و شدید هر دو مخرب هستند.مدیریت خردمندانه هرگز ارزش، اعتبار ، غرور و عزت نفس کارکنان را نادیده نمی گیرد و بابرقراری ارتباط صحیح با کارکنان و زیر دستان همواره با هدایت آنها، به توانمند سازی و بالندگی افراد نیز می اندیشد.برای برخورد موثر با مدیران میکرو توصیه می شود:

* اموری را که برای وی مهم هستند مشخص سازید سپس با او کار کنید- نه علیه او.

* منتظر نمانید که چیزی از شما بخواهد. نیاز و خواسته های او را تشخیص و قبل از تقاضای وی در اختیارش قرار دهید. جلوتر از زمان باشید.

* هنر ارتباطات را یاد بگیرید. هیچ فردی به اندازه مدیر ذره بینی از رخوت و تنبلی نمی‌ترسد. به او نشان دهید که کارها و پروژه‌ها برایتان اهمیت دارد و ارتباطات صحیح توام با آگاهی، اطمینان و به موقع بودن به شما کمک خواهد کرد.

* انتظارات و خواسته های خود را به طور شفاف با او در میان بگذارید.

* با قوانین و مقررات سازمانی آشنا باشید و آنها را به کار گیرید. مدیران ریز بین از اجرای دقیق مقررات و دستورالعمل ها لذت می برند.

* از نحوه برخورد مدیر با دیگران تجربه کسب کنید. تجربیات تلخ سایر کارکنان را تکرار نکنید.

5 راه کنار گذاشتن مدیریت ذره‌بینی

مدیریت ذره بینی (Micro management)، نمونه‌ای از ضعف مدیریتی است که مبین کنترل بیش از اندازه و غیر ضروری کارکنان توسط مدیریت و توجه شدید مدیر به جزئیات کاری است.

مدیران ریز بین به دلیل غرق شدن در مسائل جزئی، توانایی تحلیل کل سیستم و توجه به بهره‌وری کلی را ندارند. در واقع آنها علاوه بر اینکه کلیات را فدای جزئیات می‌کنند، احترام و اعتماد زیر دستان را نیز از دست می دهند.

به گزارش بیزینس ترند؛ «چرخه مدیریت ذره‌بینی» می‌تواند خطرناک باشد. زمانی که بهره‌وری کاهش پیدا می‌کند، مدیران احساس می‌کنند که لازم است کمی بیشتر خود را درگیر کارهای جزئی کنند. بااین‌حال، مدیریت ذره‌بینی درواقع عملی زیان‌بار است و منجر به کاهش تعلق‌خاطر کارکنان و حتی بهره‌وری پایین‌تر شود.

این تمایل زیان‌بار به مدیریت ذره‌بینی را کنار بگذارید. در عوض، از قدرت شفافیت بهره ببرید تا ببینید هرکسی روی چه چیزی کار می‌کند و بهره‌وری کارکنان را بدون هدر دادن وقت یک مدیر حفظ کنید.

1. افراد مناسب را استخدام کنید.

برای خلق یک تیم کارا، درک فرهنگ شرکت بسیار مهم است. برای نمونه، یک استارتاپ به‌سرعت در حال رشد به کارکنانی نیاز دارد که چابک باشند و حاضر باشند مسئولیت‌های مختلفی را فراتر از شرح شغل خود بر عهده بگیرند.

طی فرایند استخدام، با متقاضیان در مورد نقش‌ها، مسئولیت‌ها و انتظارات صادق باشید و آزادانه صحبت کنید، در عین این‌که اطمینان حاصل می‌کنید فرهنگ سازمان با ترجیحات و مشخصه‌های شخصیتی آن‌ها همخوانی دارد. استخدام کسی که با فرهنگ سازمان چندان سنخیتی ندارد تمایل یا حتی نیاز به مدیریت ذره‌بینی را شکل می‌دهد.

2. انتظارات و اهداف را به‌روشنی بیان کنید.

انتظارات از هر یک از کارکنان را بر مبنای اهداف شرکت به‌روشنی بیان کنید. این کار را می‌توانید بسته به سازمان و فرهنگ خود برای یک بازه روزانه، هفتگی یا ماهانه انجام دهید. شاخص‌های بصری عملکرد یا چک‌لیست‌ها می‌تواند به کارکنان کمک کنند در مسیر درست حرکت کنند و اولویت‌های خود را بدانند.

در اینجا آن‌قدر که مسیر مهم است مقصد مهم نیست. برای اعضاء تیم یک هدف و موعد مشخصی را تعیین کنید و اجازه دهید به روش خود آن را محقق کنند. به‌این‌ترتیب در عین دستیابی به نتایج مطلوب نیاز به مدیریت ذره‌بینی از بین می‌رود.

3. بازخورد لحظه‌ای بدهید.

از یک دیدگاه وسیع‌تر، تمرکز بر روی تصویر کلی و درازمدت و هدف نهایی روشن می‌کند که شرکت به کجا می‌رود و همه در چه جهتی کار می‌کنند. مطلع کردن افراد از عملکردشان به آن‌ها اجازه می‌دهد نقش خود را در سازمان بدون این به امور جزئی بپردازید درک کنند.

یک راه بازخورد لحظه‌ای دادن این است که یک تخته سفید را که اهداف شرکت روی آن نوشته شده است درجایی مناسب نصب کنید. می‌توانید از یک سیستم کدگذاری شده بر اساس رنگ‌ها استفاده کنید که به‌سرعت و به‌وضوح وضعیت اهداف را نشان می‌دهد تا همه روند پیشرفت را بتوانند ببینند.

4. در کارکنان یک احساس تعلق ایجاد کنید.

کارکنان به‌مراتب اشتیاق بیشتری به کار خود و بهره‌وری بالاتری خواهند داشت زمانی که احساس کنند صدایشان شنیده می‌شود و دریابند چگونه کار آن‌ها در وضعیت کلی سازمان تأثیر می‌گذارد. ارائه یک فهرست انجام کارها که کارکنان باید بدون هیچ حرفی به آن عمل کنند نتایج خوبی را فراهم نخواهد کرد و نیاز یا تمایل به مدیریت ذره‌بینی را از بین نخواهد برد.

سعی کنید یک احساس تعلق به شرکت در کارکنان ایجاد کنید. این کار می‌تواند از طریق اعطای مالکیت ایده‌ها، آزادی در ابراز ایده‌های خلاقانه یا تعیین اهداف شخصی مؤثر در موفقیت کلی شرکت انجام شود.

5. ارتباطی آزاد داشته باشید تا از سوءتفاهم جلوگیری کنید.

ارتباطات آزاد در کاهش تمایل به مدیریت ذره‌بینی امری کلیدی است. زمانی که یک کارمند احساس می‌کند به‌شدت زیر نظر است یا کارش بیش‌ازحد مدیریت می‌شود، ممکن است به این نتیجه برسد نسبت به او اعتماد کافی وجود ندارد یا این‌که ممکن است کاری را اشتباه انجام داده باشد.

اطمینان حاصل کردن از این‌که همیشه امکان برقراری ارتباط وجود دارد تضمین‌کننده یک محیط کاری سالم‌تر و با بهره‌وری بیشتر خواهد بود. برای این منظور، می‌توانید از سیاست درهای باز بهره بگیرید و از قضاوت سریع درباره ایده‌ها و اقدامات کارکنان بپرهیزید. جلسات منظم نیز که در آن‌ها هرکسی می‌تواند شرح دهد روی چه چیزی کار می‌کند و در صورت لزوم تقاضای کمک یا بازخورد کند، ممکن است ایده خوبی باشد.

پرهیز از ورود به چرخه خطرناک مدیریت ذره‌بینی برای هر کارآفرین موفقی امری کلیدی است؛ و اگر بخواهیم صادق باشیم، اگر کسب‌وکاری در وضعیت خوبی به سر ببرد، نباید در طی یک روز زمان کافی برای مدیریت ذره‌بینی وجود داشته باشد.

منبع

مهدی یاراحمدی خراسانی-  dr-heydaritafreshi.com
سایت عصرایران